Quando a margem aperta, a empresa corta viagem, café e papel. O tributo pesa mais do que tudo isso somado, mas raramente entra na revisão, porque parece um valor fixo vindo de fora. Eficiência fiscal é o oposto dessa leitura: consiste em separar o que a lei cobra do que a empresa paga a mais por decisão própria. Victor Maciel, advogado tributarista e fundador do Victor Maciel Advogados, considera esse segundo grupo maior do que a maioria dos gestores imagina.
O custo desnecessário não aparece como linha no balanço. Ele se dilui: um pouco na alíquota aplicada a um produto mal classificado, um pouco no crédito que ninguém pediu, um pouco nas horas que a equipe gasta refazendo obrigação acessória entregue com erro. Levantamentos sobre custos de conformidade mostram diferença expressiva entre portes: pequenas empresas gastam por volta de 3,1% do faturamento só para cumprir regras, contra 0,8% nas grandes. Eliminar esse peso pede uma sequência de etapas, não um corte de orçamento.
Por onde começa o mapeamento do custo tributário?
Uma distribuidora de autopeças descobre, em auditoria, que dois produtos foram cadastrados na classificação errada quando a filial abriu. Durante quatro anos, cada venda desses itens saiu com alíquota superior à devida. Ninguém percebeu, porque o sistema calculava certo aquilo que estava cadastrado errado. Esse é o formato mais comum do custo desnecessário: um erro pequeno, repetido milhares de vezes, invisível para quem olha só o total pago no mês.
O mapeamento inverte essa lógica. Em vez de conferir se a guia foi recolhida, ele compara o que foi pago com o que era efetivamente devido, operação por operação, nos últimos cinco anos. O recorte não é arbitrário: cinco anos é o prazo que o Código Tributário Nacional dá ao contribuinte para pedir de volta o que pagou indevidamente. Cruzar notas fiscais, cadastro de produtos e apurações nesse intervalo costuma revelar padrões, não casos isolados.
Revisar o enquadramento antes de mexer no preço
Boa parte das empresas ainda opera no regime escolhido no ano da fundação. O que fazia sentido com três funcionários e faturamento modesto deixa de fazer quando a folha cresce, a margem muda e novos serviços entram na receita. A revisão de enquadramento compara cenários com os números reais dos últimos doze meses, incluindo folha, compras e perfil de clientes, em vez de repetir uma conta feita uma única vez.
Victor Maciel elucida que a transição para o IBS e a CBS acrescentou uma variável nova a essa decisão. Empresa do Simples Nacional que vende para outras empresas transfere um crédito menor ao comprador, o que pode torná-la mais cara do que um concorrente no regime regular, mesmo pagando menos imposto.
O crédito que a empresa deixa de pedir
Uma indústria de alimentos paga energia elétrica, frete e serviço de limpeza todo mês. No modelo antigo de PIS e Cofins, boa parte dessas despesas não gerava crédito, porque não integrava fisicamente o produto final. A definição do que contava como insumo rendeu anos de disputa administrativa e judicial, e muita empresa desistiu de discutir por falta de organização documental, não por falta de direito.
A Lei Complementar 214/2025 trocou esse critério pelo crédito financeiro amplo: aquisição tributada e vinculada à atividade econômica gera crédito, salvo vedação expressa. O cadastro fiscal deixa de ser tarefa de retaguarda e passa a determinar quanto sobra no fim do mês. Quem não organiza fornecedor, documento e classificação perde crédito a que tem direito, sem sequer chegar à discussão jurídica.
Eficiência fiscal é decisão de gestão
Nenhuma dessas etapas é manobra. Mapear pagamentos, revisar enquadramento e recuperar crédito são atos previstos na própria legislação, e a diferença entre quem os pratica e quem não pratica não está no risco assumido. Está na atenção dedicada. Uma revisão bem-feita costuma aparecer na margem operacional antes de aparecer em qualquer relatório jurídico.
Victor Maciel conclui que a eficiência fiscal não significa pagar menos, significa parar de pagar o que nunca foi devido. Empresas que tratam tributo como despesa fixa aceitam o número que a guia informa. As que o tratam como variável de gestão perguntam de onde ele veio e quase sempre encontram resposta.